Цифровой склад: почему таблицы и 1С — неэффективны для складского учета

Грамотное ведение складского учета позволяет экономить значительные суммы на дозакупке строительных материалов, что особенно важно для коммерческих строительных организаций, где маржа – главный показатель успешности проекта. Что значит “грамотное ведение” в данном случае уже рассказывали в предыдущей статье, а вот почему привычные методы складского учета не позволяют повысить ответственность сотрудников и эффективно управлять остатками – попробовали разобрать подробнее.

От учетных карточек до 1С

Чаще всего складской учет в стройке ведется в 1C склад, таблицах excel или google, но иногда и в учетных карточках или бумажных журналах. Эти методы становятся неэффективными, когда речь заходит о реальном положении дел на объектах и вопросов “где” и “сколько”. Почему? Давайте разбираться.

Учетные карточки и бумажные журналы

Бумажный журнал – самый классический способ ведения складского учета, в который заносят информацию о выдаче инструментов. Здесь нет ни данных о комплектации, ни информации об уровне заряда аккумулятора или точного списка единиц в каждом выданном чемодане. Кладовщик каждый раз тратит свое время на то, чтобы вручную перепроверить все комплекты и зафиксировать их наличие где-то на бумажке, которая по итогу теряется на складе.

Применение этого способа учета означает готовность положиться на устаревшие данные из журнала и списать все в один момент.

Excel и Google-таблицы

Excel или Google-таблицы – попытка уйти от ведения складского учета в бумажных журналах, которая не решает тех же фундаментальных проблем. В таблице легко опечататься или случайно удалить информацию. В ситуации, когда на складе 50 человек стоят в очереди и каждому нужно разное количество инструментов, кладовщик физически не успевает одновременно выдавать оборудование и заносить в excel данные о выдаче.

Опыт и статистика показали: в таблицах только 30% информации актуальны и отражают реальность склада. Таблицы затрудняют быстрый обмен точными данными и отчетностью с отделами бухгалтерии и снабжения, поэтому такой способ ведения складского учета распространяет необъективность на все отделы компании и не позволяет контролировать необходимость закупаемых материалов, а также снабжать склады в срок.

1С Склад

1С – программа, которая идеально подходит для отчетов о приемке и дальнейшего планирования закупок, а вот оперативности в управлении складом ей недостает: с ее помощью можно видеть, что инструмент был выдан, но нельзя отследить его перемещения на объекте и состояние. И пока кладовщик занят выдачей инструментов, инвентаризацией, формированием отчетов и подачей заявок, оборудование находится в свободном плавании без контроля за состоянием и сохранностью.

Ни 1C, ни таблицы excel или google не позволяют фиксировать состояние инструмента и его реальное местоположение, а кладовщик в это время несет ответственность за то, что он фактически контролировать не может.

Мобильные программы для складского учета – шаг к прозрачности

Мы анализировали все традиционные методы складского учета, долго думали, как можно сделать этот процесс быстрым, удобным, а самое главное прозрачным и разработали FACEKIT – цифровой склад, в котором кладовщик может максимально просто и быстро поставить все инструменты на учет.

Как FACEKIT обеспечивает 100% контроль за складом

Все перемещения инструментов осуществляются в онлайн-режиме, любую единицу можно передать нажатием одной кнопки даже если вы находитесь на совещании, а не на складе.
FACEKIT перекладывает ответственность на этапе перемещения инструмента с кладовщика на сотрудников. Они могут отмечать необходимость обслуживания, поломку запчастей, передачу инструмента другому человеку. При этом фиксируется состояние инструмента при выдаче и возврате.
Благодаря фотофиксации срок службы инструментов увеличивается на 30-40%, а настройка согласований позволяет кладовщику вести контроль за складом и быть в курсе, что происходит с каждой единицей.
FACEKIT уведомляет кладовщика о необходимости пополнения склада. Система отслеживает выдачу инструментов и предупреждает, когда остается недостаточно единиц определенного типа. Кладовщик может быстро среагировать, подать заявку в снабжение и обеспечить склад всем необходимым.
В программе всего три кнопки: «Прими», «Передай» и “Согласуй”. С помощью этих простых действий формируется отчетность, которая в онлайн-режиме позволяет офису анализировать состояние склада, отслеживать лимиты и по необходимости просить кладовщика проверить определенные участки склада без проведения полной инвентаризации.

FACEKIT – это шаг к прозрачному и эффективному управленческому учету, который в режиме реального времени показывает, что происходит с инструментами и материалами, в которые компания вложила деньги. Система позволяет не только управлять бизнесом с точки зрения управленческого контроля, но и увеличивать маржу с объектов, что особенно важно в условиях ее резкого падения.